Organizar processos: saiba por onde começar

Vamos passar alguns minutos tratando de um assunto pouco confortável: processos. Ou melhor: organizar processos.

Pela nossa experiência no mercado, vemos algo curioso acontecendo com frequência. Existem gestores que ficam obcecados por processos, mas não conseguem parar um minuto e ter uma visão crítica sobre quais são de fato os processos de sua rede. Ficam buscando organizar algo que não conhecem e acabam mais prejudicando do que ajudando a própria empresa.

o_desafio_da_organizacao_pessoal_matera Imagine um armário cheio de coisas e totalmente bagunçado. O melhor jeito de organizá-lo é tirando tudo o que tem nele, então joga-se fora o que não é necessário e o restante é colocado de volta com algum critério para ser facilmente encontrado. Com processos é a mesma coisa. Para organizá-los, é preciso identificar cada um e sua relação com o todo para então decidir se é preciso mantê-lo ou removê-lo.
O objetivo de um processo é: menos pessoas, fazendo mais coisas, no menor tempo e com a mínima chance de erro. Se isso acontece, temos um processo eficaz, uma produção enxuta, e como resultado o aumento da produtividade
Por isso, na hora de criar e implantar processos, é importante considerar alguns fatores:

A empresa já tem processos que funcionam bem, quais são eles?

Não importa se existe processos que não funcionam. O que é bom deve ser mantido. Uma implosão total pode mexer com a motivação das pessoas envolvidas e deixar um clima desconfortável. Por isso, vá devagar na mudança. Alias, para minimizarmos os custos, precisamos fazer “melhorias contínuas”, pequenas e constantes melhorias.

“Li um livro que vai colocar a empresa nos trilhos. Vou implantar tudo hoje mesmo”.

Esse começo já é o princípio do fim. Não existem mudanças com qualidade sem tempo para tudo acontecer. Por mais que um livro, uma palestra, um treinamento ou qualquer outro “choque de realidade” tenha feito você imaginar sua empresa de forma diferente, é preciso fazer tudo com calma e tranquilidade, corrigindo os erros aos poucos e amadurecendo suas ideias. As melhorias em processos exigem mudanças de hábitos e comportamentos, logo, não será da noite para o dia que conseguiremos isso.

Respeitar o saber do outro

Nem todo mundo absorve um novo processo de forma instantânea e este entendimento tem que ser demonstrado e apresentado com o resultado esperado, sem que a pessoa saiba que haverá ganhos dificilmente contribuirá para a melhoria no processo. Na fase de aprendizado, é preciso ser tolerante e compreensivo. Nunca se esqueça que o clima de trabalho influencia diretamente na qualidade do serviço realizado. Seja um multiplicador e motivador da mudança.
Todo processo passa pelas pessoas. E, no fundo, pessoas são mais importantes que processos. Portanto, saiba equalizar esse paradoxo ao mesmo tempo que procura o melhor desempenho e o mais inspirador ambiente de trabalho. Se não fosse um desafio, não se chamaria gestão. Boa sorte!

E se precisar de ajuda conte conosco!

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